بعضي تغييرات نيازها در پروژه هاي فناوري اطلاعات قابل پيش بيني هستد وليكن خيلي از پروژه ها تغيرات زيادي در نيازهايشان دارند، به ويژه در طي مراحل بعدي چرخه حيات پروژه در زمانيكه پياده كردن آنها مشكل است. در زير پيشنهاداتي براي بهبود فرآيند نياز ها وجود دارد.

يك فرآيند مديريت نيازها را ايجاد و از آن پيروي نمائيد به نحوي كه شامل رويه هائي براي تعيين نيازهاي اوليه باشد (مرجع پيشنهادي Robereson براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد مديريت نيازها را ملاحظه نمائيد.

از تكنيكهائي مثل پيش نمونه اوليه سازي از مد سازي case استفاده كنيد و Joint Applicution Design براي درك كامل نيازهاي كاربر استفاده كنيد. پيش نمونه اوليه سازي عبارتست از ايجاد يك نمونه كاري از سيستم بعضي جنبه هاي سيستم اين نمونه هاي كاري ممكن است دور انداختني يا جزئي در حال رشد از سيستم قابل ارائه باشد پيش نمونه اوليه سازي ابزاري است موثر براي حصول درك نيازها، تعيين امكانپذيري نيازها و رفع عدم قطعيتهاي تعاملات كابر. از مدلسازي case استفاده كنيد فرآيندي است براي تشخيص و مدلسازي وقايع كسب و كاري چه كسي اقدام به آنها نموده است، و چگونه سيستم مي بايست به آنها پاسخ دهد ابزاري است كارا براي درك نيازها براي سيستمها Joimt Appliention Desigin (JAD) كارگاههاي بسيار سازماندهي شده و گارن قيمتي را به كار مي گيرد تا ذينفعان پروژه (باني، كاربران، تحليلگران كسب و كار، برنامه نويسان، و غيره) را دور هم جمع كند تا سيستمهاي اطلاعاتي را گروهي تعريف و طراحي مي كند: اين تكنيك همينطور كمك مي كند تا كاربران در تعريف نيازهاي سيستم فعالتر شوند.

تمام نيازها را مكتوب نمائيد و آنها را همواره در جريان و آمده در دسترس قرار دهيد چندين ابزار براي مكانيزه كردن اين عمليات موجود هستند. بطور مثال، نوعي نرم افزار، كه ابزار مديريت نيازها ناميده مي شود، در محاسبه و حفظ اطلاعات نيازها كمك مي كند، دسترسي سريع به اطلاعات را فراهم مي كند، و در برقرار نمودن ارتباطات ضروري ما بين نيازها و اطلاعات توليد شده توسط ساير ابزارها كمك مي كند.